Functie en taakomschrijving Vertrouwenspersoon Landslake Lions

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Doel van aanstelling van een vertrouwenspersoon
  3. Taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon
  4. Gedragscode omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersoon
  5. Omschrijving ongewenst gedrag
  6. Werkwijze vertrouwenspersoon bij een klacht
    1. Verwijzing
    2. Bemiddeling
    3. Advisering
    4. Preventie
    5. Ondersteuning
  7. Contactgegevens vertrouwenspersonen Landslake Lions

1 Inleiding

(Seksuele) intimidatie, agressie, geweld en discriminatie zijn vormen van gedrag die niet thuishoren in een goed en stimulerend sportklimaat. Het bestuur van Basketbalvereniging Landslake Lions probeert dit soort ‘ongewenst gedrag’ dan ook zoveel mogelijk te voorkomen door vastgestelde gedragscodes voor leden, ouders, trainers en coaches. Eigenlijk iedereen die iets te maken heeft met basketbalvereniging Landslake Lions. Grenzen van gedrag zijn meestal heel vanzelfsprekend, maar het komt voor dat gedrag dat door een ander als ‘een leuke manier van omgaan’ wordt beschouwd voor een ander te ver gaat. En helaas kont het ook weleens voor dat er over sociaal acceptabele grenzen heen gegaan wordt. Wanneer een ander jou lastigvalt met zijn of haar gedrag en je zelf niet meer weet hoe je de situatie op moet lossen, kun je verschillende dingen doen. Je kunt de hulp van een teamgenoot, coach of het bestuur inroepen. Je kunt echter ook contact opnemen met een van de vertrouwenspersonen van Landslake Lions. Zij/hij fungeert in eerste instantie als klankbord en kan je helpen te zoeken naar een oplossing. Soms kan dat een informele oplossing zijn, waarbij een vertrouwenspersoon eventueel bemiddelt. Indien noodzakelijk of gewenst kan zij/hij je ook door verwijzen naar een andere instantie. Bij meer extreme vormen van ongewenst gedrag kan een formele oplossing meer voor de hand liggen.

2 Doel van aanstelling van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon heeft een taak in het in stand houden of zelfs verbeteren van de omgangsvormen welke bijdragen aan het gevoel van veiligheid en vertrouwdheid voor de individuele leden. Zij/Hij draagt zorg voor de eerste opvang van betrokkenen (slachtoffers, ouders van minderjarige slachtoffers, beschuldigde, bestuur en evt. de bond) bij een incident binnen de vereniging. Zo wil Landslake Lions een basketbalvereniging zijn waar leden zich veilig en vertrouwd kunnen voelen

3.Taken, vaardigheden en bevoegdheden vertrouwenspersoon

  • Een luisterend oor bieden in geval er sprake is van ongewenst gedrag maar verdere actie niet gewenst wordt.
  • Indien gewenst, het informeel afhandelen van een klacht over ongewenst gedrag.
  • Het in behandeling nemen van problemen van leden van vereniging met betrekking tot ongewenst gedrag. Hieronder wordt verstaan; het bieden van ondersteuning, begeleiding en advisering om het probleem bespreekbaar en hanteerbaar te maken. Te trachten de meest wenselijke en haalbare oplossing te vinden. Zo nodig door als bemiddelaar op te treden, of door er één in te schakelen. Of door te verwijzen naar een externe instantie. Dit alles uitsluitend met instemming van betrokkene.
  • Het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur van Landslake Lions ten aanzien van het beleid op het terrein van ongewenst gedrag en het voorkomen hiervan. De vertrouwenspersoon is verantwoording schuldig aan de bestuursvoorzitter. Tenminste 1 x per jaar rapporteert de vertrouwenspersoon aan het bestuur van Landslake Lions over de klachten die haar/hem hebben bereikt. Zij/hij geeft daarbij tenminste aan: de gevolgde procedure en de kwantiteit van klachten.
  • Waar mogelijk preventief te werk gaan. Bij signalering van mogelijke problemen op het gebied van ongewenst gedrag, wordt dit met betrokkenen besproken.
  • Vragen beantwoorden, doorverwijzen, adviseren of toetsen over al dan niet overschrijden van grenzen.
  • Bij geruchten van klachten, onderzoeken of deze klachten werkelijk bestaan.
  • Doorverwijzen naar de poule van vertrouwenspersonen- en adviseurs van de NOC*NSF.

4.Gedragscode omgaan met vertrouwelijkheid voor Vertrouwenspersoon

  1. De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met het slachtoffer of andere personen die een beroep op haar doen of tot wie zij/hij zich richt. Daarom belooft de vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem/haar bij de uitoefening van zijn/haar functie als vertrouwenscontactpersoon ter kennis komt.
  2. De vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat de documentatie en archivering van gegevens geschiedt in overeenstemming met het vertrouwelijke karakter ervan. Dit geldt ook voor de werkaantekeningen die de vertrouwenspersoon voor zichzelf maakt. Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als het slachtoffer en/of andere personen schriftelijk toestemming geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding, of wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn zoals omschreven in 4.4.
  3. Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken, kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien tenminste voldaan is aan al de vijf hieronder genoemde voorwaarden: a. Alles is in het werk gesteld de toestemming van de betrokken persoon te verkrijgen. b. De vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding. c. Er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen. d. Het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren. e. De vertrouwenspersoon is er vrijwel zeker van dat doorbreking van de geheimhouding de schade aan betrokkenen of anderen in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.

Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vertrouwenspersoon zijn/ haar redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken. De vertrouwenspersoon brengt betrokkenen op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken, alvorens dit daadwerkelijk te doen. Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de vertrouwenspersoon betrokkenen naar een andere vertrouwenspersoon en/of instantie.

5. Omschrijving ongewenst gedrag

Onder ongewenst gedrag verstaat Landslake Lions de volgende categorieën gedragingen:

  • Fysieke agressie (bijvoorbeeld slaan, vastgrijpen)
  • Psychische agressie/intimidatie (bijvoorbeeld dreigen, chanteren, achtervolgen, pesten)
  • Seksuele intimidatie (bijvoorbeeld nafluiten, opmerkingen maken, aanranding en verkrachting)

6. Werkwijze vertrouwenspersoon bij een klacht

De vertrouwenspersoon zal trachten door verwijzing, bemiddeling of advisering een oplossing te bewerkstelligen voor de gemelde klacht.

6.1 Bemiddeling

De vertrouwenspersoon streeft ernaar problemen uit de wereld te helpen door bemiddeling. Het slachtoffer zal, na een gesprek, eerst het advies krijgen om een gesprek aan te gaan met de beschuldigde. Als betrokkene daarmee akkoord gaat, neemt de vertrouwenspersoon contact op met de beschuldigde. Soms kunnen de problemen opgelost worden in een of meerdere gesprekken onder leiding van de vertrouwenspersoon, tussen de betrokkenen. Soms kan de oplossing gevonden worden in een gesprek tussen de vertrouwenspersoon en de beschuldigde. Dit alles gebeurt alleen met de instemming van het slachtoffer en de beschuldigde.

6.2 Advisering

Het is ook mogelijk dat de vertrouwenspersoon een of meer gesprekken met de betrokkenen voert, waardoor diegene mogelijkheden ziet om zelf tot een oplossing van het probleem te komen

6.3 Verwijzing

Het kan zijn dat een andere klachtenregeling zoals gehanteerd door het NOC*NSF meer geschikt is voor de behandeling van de melding/klacht. In dat geval zal de vertrouwenspersoon dit met betrokkene bespreken en doorverwijzen. Daarnaast kan het in geval van beschuldiging van strafbare zaken, noodzakelijk zijn om aan te dringen op het doen van aangifte bij de politie. Bij kinderen onder de 12 jaar kan het nodig zijn, al dan niet met instemming van het slachtoffer (zie 4.4.) contact op te nemen met ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers en de politie.

6.4 Preventie

De vertrouwenspersoon heeft een taak in de preventie van ongewenst gedrag. Daartoe zal bij het kader, waaronder trainers, coaches en begeleiders bekend gemaakt moeten worden met gedragsnormen en het oppakken van de signalen van ongewenst gedrag. Voorop staat dat de hele vereniging een verantwoordelijkheid heeft in het naleven van gedragsnormen. Middelen kunnen zijn: themabijeenkomsten, risico-inventarisatie, artikel op de website, foldermateriaal van NOC*NSF beschikbaar stellen en het bestuur van advies voorzien inzake ongewenst gedrag en de preventie hierin.

6.5 Ondersteuning

De vertrouwenspersoon van Landslake Lions kan zelf terugvallen op het overkoepelend beleid en ondersteuning die geboden wordt door het NOC*NSF.

7. De vertrouwenspersonen voor Landslake Lions zijn: